Modern Mentoring: Cần làm gì để duy trì Virtual Connection

Giới thiệu

Cách ly xã hội đã làm gián đoạn cách mọi người làm việc và kết nối với nhau. Trong vài tháng qua, công nghệ và kỹ thuật số bắt buộc phải áp dụng để xây dựng môi trường làm việc online. Tuy nhiên, sự  cách ly khiến con người khao khát sự tương tác giữa người với người. Vì vậy, modern mentoring - là một chương trình được xây dựng dựa trên sự kết nối mọi người, bắt đầu cho câu chuyện gắn kết giữa các nhân viên với nhau.

Hơn bao giờ hết, những người được cố vấn cần tận dụng mối quan hệ tình cảm và sự hỗ trợ mà người cố vấn của họ cung cấp. Làm cho nhân viên yên tâm sẽ giúp giảm bớt lo lắng của họ về tương lai và xây dựng lòng dũng cảm để phát triển bất chấp hoàn cảnh. Như các tác giả David Smith và Brad Johnson đã nêu, “Người cố vấn đóng một vai trò quan trọng trong việc bảo vệ khả năng duy trì và xây dựng cam kết của tổ chức, đặc biệt là trong thời kỳ khủng hoảng.”

Các bước để có một Modern Mentoring thành công

1- Chương trình tuyển dụng: Hình dung tầm nhìn

Các tương tác trực tiếp hạn chế kêu gọi HR bắt đầu suy nghĩ như một marketer. Trong việc xây dựng nhận thức về chương trình, một thông báo đơn giản của Town Hall không còn hiệu quả. Bạn cần những người ủng hộ mạnh mẽ và những câu chuyện hấp dẫn xung quanh mục tiêu của bạn để lôi kéo người tham gia. Giới thiệu các nhân vật liên quan có thể là một cách tuyệt vời để làm cho tầm nhìn trở nên sống động. Đối với một người cố vấn, hãy lấy Yoda (Chiến tranh giữa các vì sao) hoặc Dumbledore (Harry Potter) làm ví dụ. Những nhân vật này giúp người tham gia hình dung về hành trình mà họ sẽ trải qua. Kinh nghiệm cá nhân của người cố vấn và người được cố vấn trước đây cũng là những câu chuyện hay để chia sẻ. Yêu cầu họ nói về chương trình và tầm quan trọng của nó trong các cuộc họp online. Bạn cũng có thể tạo video nổi bật hoặc sử dụng phản hồi của họ làm nội dung cho bài đăng trên mạng xã hội.

Khám phá các hình thức nội dung quảng cáo khác nhau để thu hút những người tham gia tiềm năng. Tối đa hóa nền tảng truyền thông nội bộ của bạn bằng cách phát hành nội dung hàng tuần. Mục đích là để nhân viên hào hứng với chương trình cố vấn.

(Sample social media post through Workplace from Facebook)

Kết nối người cố vấn và người được cố vấn: Hình thành mối quan hệ đối tác có mục đích

Cố vấn kết nối những cá nhân có kiến thức mà truyền cảm hứng cho những người khác. Người cố vấn phải có kinh nghiệm phù hợp với nhu cầu của người được cố vấn. Trong khi đó, những người được cố vấn phải có sự tập trung và cam kết trong việc thúc đẩy quan hệ đối tác. Cần phải có sự kiểm tra và cân bằng giữa hai điều này. Các quan hệ đối tác hiệu quả nhất dựa vào khả năng của họ để gia tăng giá trị cho nhau.

Các phần mềm mentoring giúp bạn dễ dàng thực hiện kết nối người cố vấn - người được cố vấn sao cho phù hợp. Tuy nhiên, nếu bạn chưa sẵn sàng thực hiện khoản đầu tư này, có những công cụ miễn phí có sẵn để giúp bạn tiến hành việc này.

Bắt đầu bằng cách xây dựng hồ sơ người cố vấn và người được cố vấn. Tạo bảng câu hỏi (ví dụ: biểu mẫu của Google) để có bức tranh rõ ràng hơn về việc họ là người cố vấn / người được cố vấn. Hỏi về kỳ vọng của họ, đối tác lý tưởng và trọng tâm học tập. Xác định điểm mạnh và phong cách học tập của họ thông qua đánh giá dựa trên năng lực và phỏng vấn video. Dựa trên thông tin thu thập được, hãy ghép những người tham gia với hồ sơ và bộ kỹ năng bổ sung. Tận dụng những điểm mạnh của người này để giải quyết được nhu cầu và nguyện vọng của người kia.

(Sample Talegent Leadership Growth Potential Report)

3- Các khóa Mentoring: Xây dựng và duy trì cộng đồng

Sẽ tốt hơn khi những người tham gia biết rằng họ không làm việc một mình. Điều này bắt đầu với buổi định hướng chương trình để bắt đầu công việc cố vấn. Định hướng thiết lập tinh thần chung của chương trình. Thực hiện cuộc gọi trực tuyến (ví dụ: Zoom) và thiết lập các phiên khởi động cho người cố vấn và người được cố vấn. Bạn có thể sử dụng thời gian này để chuẩn bị cho mỗi nhóm trước khi tham gia các buổi hướng đào tạo họ. Người cố vấn có thể có được kỹ năng về đào tạo và phát triển; người được cố vấn có thể có một buổi học về thiết lập mục tiêu.

Duy trì sự tương tác bằng cách tạo một nhóm thảo luận và đăng những thảo luận ở trên đó. Bằng cách này, bạn có thể theo dõi tiến trình của từng cặp mà không cần tham gia các buổi họp của họ. Nó cũng cho phép người cố vấn và người được cố vấn có được cái nhìn sâu sắc từ những người khác ngay cả khi thiết lập thông thường. Bạn cũng có thể chia sẻ các bài báo hoặc tài liệu tham khảo mà họ có thể sử dụng trong tiến trình học của mình. Yêu cầu họ chia sẻ ảnh của họ với nhóm sau một buổi cố vấn. Tạo các nội dung theo lịch để theo dõi các bài đăng tương tác bạn cần thực hiện. Duy trì một cộng đồng đòi hỏi sự giao tiếp liên tục giữa quản trị viên và người tham gia. Không cần phải lúc nào cũng phải là một cuộc gọi hay một cuộc họp chính thức. Sáng tạo đi một chặng đường dài.

(Sample Program Launch Thank You post through Workplace from Facebook)

Virtual connection không phải là quá trình chỉ xảy ra một lần. Nó được trau dồi thông qua một loạt các nỗ lực có chủ đích để kết nối với nhau. Các chương trình cố vấn cung cấp mối quan hệ chặt chẽ cho những người tham gia và chính tổ chức. Điều này không cần phải thay đổi cho dù nó đang diễn ra trực tuyến hay không. Trong thời điểm chúng ta cần nhiều tương tác giữa con người với nhau hơn, đó là cơ hội để khám phá các cách duy trì kết nối.